ערב יום ראשון בתחילת מאי-2005, ניירובי. הסעה מביאה אותנו למתחם מלון/קאנטרי קלאב. כל אחד מקבל כובע צבעוני לפי הצוות שאליו הוא ישתייך, מזוודה מלאה ספרות מקצועית, ועם זה נכנסים לחדר הרצאות גדול הערוך ב-חי"ת. לאחר כמה מילות פתיחה ואוריינטציה, שלא בטוח כמה בדיוק קלטתי מהן, נכנס למרכז החי"ת קשיש יפני שמרצה ביפנית מלאה פאתוס ותנועות ידיים גדולות, ולידו, מחקה אותו בתנועות וחוזר אחריו באנגלית איש רזה בעל שיער לבן, ומאוד אנגלי. ככה התחילה ההכשרה האינטנסיבית של השבועיים ב-TPM, מה שהפך בהמשך המקצוע החדש שלי כיועץ בתחום הניהולי של מצויינות תפעולית.
באותה הרצאה, התקשיתי לעקוב אחר כולה, אבל ברגע מסויים, בהתלהבות גדולה, הוא הכריז RPP ואף ניגש וכתב זאת בענק על הלוח. ואז הסביר שכל יישום נשען על הנ"ל:
R=Results, P=Process ועוד P=Presentation
(שאח"כ תיקנתי לעצמי שהכוונה היא Public Relations או PR).
הוא הסביר את המובן מאליו, שיישום תורה ניהולית שכזו קודם כל צריך להיות מכוון לתוצאות – לחיסכון, ליעילות, לשיפור בפחת ולתפוקות טובות. וצריף תוצאות מדידות, כי רק תחושות שמשהו טוב זה לא מספיק. הוא גם הבהיר שיישום כזה להתבצע בתהליך נכון, Process מתאים, שבלעדיו לא תהיה המשכיות לתוצאות, ובקלות תהיה חזרה להרגלים הישנים. וגם זה היה די צפוי.
מה שהיה חדש לי, מהנדס שכמותי, זו תשומת הלב לגורם האנושי. ולשם כך יש להקפיד ולייצר חשיפה, שתגרום לאנשים להרגיש חלק מהעניין, שיהיו מודעים ושותפים להצלחות בכלל, גם של צוותים אחרים. אותה תחושת שיתוף שעליה גם כתבתי במסגרת הרשומות של "הכרה והוקרה" באיזכורים השונים. וואו, כמה התפתחתי בעצמי מאז, בהבנת הכוחות המניעים בארגונים, ובכלל בהבנת אנשים. די דפוק הייתי אז בעניין הזה.
בעקבות כך, אחת מהפעולות הראשונות שאני עושה בפרוייקט הטמעה שכזה, זה ליצור מערכת של PR - יחסי ציבור לפעילות. גם אם לא כולם משתתפים כבר בהתחלה, כולם מודעים. אז בפרוייקט הגדול האחרון, מעבר לכינוס כל העובדים לדברי פתיחה, התחלנו לפרסם עלון – Newsletter של הפעילות. נקבע כי מנהלת כ"א תהיה אחראית על איסוף החומרים, האחראי על ה-Social Media שבמחלקת השיווק יערוך, ואחת הבחורות המוכשרות תתרגם לספרדית, לגירסה דו לשונית.
מאז הופקו כבר 11 מהדורות (חודש בודד פוספס קצת, כי היה פער זמנים כשהתחלף האחראי הנ"ל על המדיה). אבל זה הלך קשה, והצטברו תסכולים אצל מנהלת כ"א, שהרגישה שזו משימה שקשה לה, ולא נוח לה לרדוף אחר החומרים. זה יצר מתיחות לא בריאה בצוות שנדרשנו לטפל בה.
הזמנו יחד לחדר את מנהלת השיווק, מנהלת כ"א, וצוות ההנהלה (שנשאר מפעילות קודמת). זה נושא מספיק חשוב. התחלנו בלבחון מחדש את מטרות העלון הזה, וכתבנו אותן על הלוח: יחסי ציבור לפעילות (בעיקר זו שלי איתם) פנימה ולצוות המכירות החיצוני; מורל, הוקרה לעובדים ראויים; חינון והקניית ידע; בניית תרבות (של שיתוף במידע ועוד כל מה שקשור).
אז סימנו על הלוח אלו מהמטרות העלון משרת בפועל, בהצלחה סבירה, והיה משכנע לראות שאת כולן סימנו, כלומר שהעלון עומד ביעד שלשמו הוא קיים. גם הסכמנו שהעובדים מוצאים בו עניין, כי בהפסקות, הם לא פעם נראו מבלים בקריאה, הם לוקחים אותו הביתה, הם אוהבים לראות תמונות של עצמם בו, והם מעריכים (כך אמרו לא פעם) את המאמץ ותחושת החשיבות והכבוד שהם חשים מהעובדה שהוא דו-לשוני).
משהיה לנו ברור שהעלון חשוב ומשרת את המטרה (לא הייתי בטוח שמנהלת כ"א משכנעת בכך, והיה חשוב להדגיש זאת יחד ולהסכים), הגדרנו מה נושאי התוכן שרצוי שיהיו בכל עלון: 1. הוקרה – לציון תקופות העסקה (וותק שמאוד נחשב), סיפורים של פעולות שיפור ותרומתן לארגון ולעובדים, תרומה מיוחדת לפעילות; 2. הקניית ידע בתחומים שונים שקשורים בעבודה; 3. הודעות חשובות כמו שינויי איוש ותפקידים, פרישה, הכשרות עובדים וכיו"ב.
הנושא הטעון ביותר היה עניין הקניית הידע. כי מישהו צריך לכתוב מאמרים קצרים, וזה היה נראה כתסכול. אז חילקתי דפים, ובמשך כמה דקות כל היושבים בחדר כתבו רשימת נושאים שראוי להקדיש להם מאמר קצר. כשסיימנו, הקראנו את הרשימה, הארנו והוספנו, וכך יש בנק עצום של נושאים טובים (39) לשנים הקרובות. גם ברור למי צריך לפנות בעניין, ככה שזה די פשוט (לי יש שם 15, ומעניין היה שכל הנושאים הרגשיים, כמו עבודת צוות, הוקרה, בטיחות והדרכות באו ממני, המהנדס..).
אחרי שסיימנו, חזרתי לנקודת ההתחלה, ושאלתי "אם כך, למי מכוון העלון יותר – פנימה לארגון, או החוצה?" ומהתשובה הברורה (פנימה), היה ברור שמי שראוי להיות אחראי על העלון זו אכן מנהלת כ"א ולא מנהלת השיווק.
אז קבענו לו"ז לאיסוף החומר וכתיבה - להגיש עד ה-15 לחודש, כדי שיהיה מוכן עד למועד חלוקת המשכורות השבועיות האחרון של החודש. ועוד נקבע שמנהלת כ"א שנוכחת בפגישות השבועיות תבחר אחד מסיפורי ההצלחה של פעולות השיפור, שמדווחים בישיבות האלה, ותבקש מזה שהוביל אותה לכתוב עליו דיווח (בתוספת תמונות, ככל הניתן).
סה"כ פעילות של שעתיים, שהתחילה בתסכולים ונגמרה בחיוכים. ובינתיים כבר כתבתי עוד מאמר לעלון, שמצטרף ל-9 שכבר כתבתי. כצפוי..
איזה כיף של מקצוע.
שבת שלום חברים
ושנה נהדרת ומוצלחת לכולנו
ושנה נהדרת ומוצלחת לכולנו
