ניירת

ברשומה הקודמת בנושא, ניסיתי להתאים את השיטה העסקית, המוכרת כ- S5 לסדר ארגון ונקיון בסביבת העבודה, לסביבה הביתית. זה לא התאמה מיידית, שהרי הבית שלנו אינו מקום פונקציונלי כמקום העבודה, אלא מהווה מענה כולל לשלל צרכים רגשיים. אבל נראה לי שבכ"ז הצלחתי ליצור סוג של התאמה, כך שגם בלגניסטים מועדים (כמוני וכמו עוד כמה שהתוודו פומבית) יצליחו לממש בבית.

עניין הניירת הוא סיוט שלי. "צריך למיין ולסדר את ערימת הניירת" זה אחד המשפטים שעושים לי ממש רע. במיוחד כאן בארה"ב, כשרק לעיין באיזה נייר ולהבין שהוא מיותר לגמרי או חשוב מאוד, לוקח המון זמן. אבל גם בארץ מפציצים אותך בערימות של ניירת, כשכל שנה כל קופות הגמל למשל עוברות 7 ידיים, ושולחות דוח נפרד על כל אחת בכל מעבר שכזה.

טוב, מה לעשות וגם את העניין המעיק הזה של הניירת צריך להסדיר, אנסה להתאים את השיטה האמורה גם לנושא הכאוב הזה של הניירת.

עיקרון ראשון שכדאי לאמץ – מינימום התעסקות עם כל נייר. זה אומר שמרגע שנפתחה המעטפה והאוצר הטורדני נגלה לעין, רצוי לטפל בו באופן מלא ככל האפשר: לשלם, לכתוב תגובה, להתקשר לברר, או רק להעביר הלאה לתיוק, שזה מה שיבוא עכשיו.

עיקרון שני – הוראות קבע. נכון שבארץ זה עולה עמלה (כצפוי), וגם לא פעם זה לא פשוט לבטל כשרוצים, אבי יש לזה כמה יתרונות: ככה לא שוכחים לשלם, לא משלמים קנסות ומשלמים תמיד במועד האחרון האפשרי. זו דרך מצויינתלהוריד את העומס הכללי של הניירת לטיפול.

והשאר, ממליץ לחלק לקטיגוריות השונות, ולהפריד למגשיות/סלסילות/מגירות/תיקיות:

  לטיפול – סלסלה בה אוגרים מה שטרם נגענו. שם גם נשאיר מה שהתחלנו לטפל בו, אך לא הצלחנו לסיים. ולצערי, יש לא מעט שקשה לסיים את הטיפול בהם בנסיון ראשון. גם מה שדחינו כי היה קשה להחליט (הצעה מפתה לביטוח העציצים כנגד סופות טרופיות), יש להשאיר שם בערימה. האחרונים ממילא יתישנו ויעופו לפח מעצמם אם לא נצליח ליזום בעצמנו את הצעד ההחלטי.

יש כמובן את עניין תאריכי היעד לטיפול, ומי שמסודר במיוחד ימיין את המטלות הללו לפי סדר כלשהו (השבוע, בשבוע הבא, החודש ואח"כ..). אישית, זה נראה לי מסורבל, ועדיך לסיים ולהיפטר.

עוד נקודה חשובה – סגרתם איזה עניין בטלפון, חשוב לרשום תאריך, שעה ושם הנציג שמולו התבצע הטיפול. זה יכול לעזור, ובארץ (כשהבלגן חוגג ותמיד מתכחשים לסיכומים) זה חשוב במיוחד.

  למעקב – אז טיפלנו, שלחנו, תיאמנו וארגנו, אבל אמחנו לא לגמרי שקטים, ורוצים לוודא או לעקוב אחר העניין. מומלץ מדי פעם לעבור על הרשימה ואת מה שאפשר להעביר הלאה, במערכת העיכול הביתית לניירת שאני מנסה להגדיר פה.

  לתיוק – כאן יש שתי קטיגוריות עיקריות (שוב, כמה מתישות החלוקות): הדברים החשובים שנדרשים להם לאחר זמן (ביטוחים, ניירת רכישת הרכב והדירה, חוזים וכד`) – את אתה יש לשמור במסודר, בתיקים מסודרים ונגישים לשליפה בעת הצורף. אין מנוס מארכיון מסודר לאלה; האחרים – כל המיותרים הללו שהחוק מחייב לשמור אפילו שאין באמת צורך בהם (קנסות שלצערנו נאלצנו לשלם, חשבונות שוטפים, קבלות ועד בית וכד`) – באלה הסיכוי שאי פעם נציץ הוא זניח. אותם כדאי לשמור ביחד בתפזור, ללא מיון או איזו טירחה מיוחדת. המהדרין יכולים להפריד לנושאים, אם ממש מתחשק. בסוף השנה להכניס לשקין ולציין עליה 2011. כעבור 7 שנים אפשר לזרוק את כל השקית המאוסה.

  לפח – יש לקדש את הקטיגוריה הזו. לטפח אותה ולהשתדל כמה שיותר שהניירת תגיע אליה. מה שאפשר כמובן. וברוב הנאה, אחת לשבוע לפנות את המטען הטורדני הזה בחיוך ניכר ומשוחרר.

זו היתה הפנטזיה שלי לאיך נכון לעשות זאת. לצערי אני פחות מאורגן ממה שאני כותב. אבל זה הכיוון שאליו אני שואף בעניין הזה וסה"כ, זה באמת לא כ"כ נורא.

אשמח לשמוע את דעתכם, הצעותכם, דרככם לטפל במטען הבירוקרטי המעיק, וכל הערה והארה שמתחשק לכם.

ועל קישוטים, קשקושים, מזכרות ושאר עניינים – האמת היא שכנוסטלגיקן אני מתקשה להיפרד מכאלה, אז לא בטוח שיש לי עצות כלשהן. אבל אחשוב, אולי יש משהו שאפשר לרכז ולנסח כשיטה ישימה. נראה..

סופ"ש מהנה לכולכם.

בלגן, סדר, ארגון, S5, ניירת, בירוקרטיה, תיוק