כמעט בכל פרוייקט ייעוץ שאותו אני מוביל, מגיע הרגע שבו נוגעים בנקודה של מולטי-טאסקינג. לרוב היא מגיעה תוך תלונה שהחברה מאוד עסוקים, ושיש להם המון דברים שהם חייבים לסיים, ותמיד מתקשים לעמוד בלוחות הזמנים.
אז אני מברר עם כל אחד מהנוכחים כמה משימות פתוחות שכבר התחיל יש לו כרגע על השולחן, מחכות רק לתשומת ליבו? התשובה בד"כ משתנה, אבל תמיד יותר משתיים שלוש משימות פתוחות (ולעיתים הרבה הרבה יותר).
בשלב הזה, אני לרוב עוצר את הפעילות שבה אנו עוסקים, כדי להתייחס לעניין המולטי-טאסקינג. אני ניגש ללוח, ומציג סיטואציה דמיונית: "נניח שיש לכם רק שתי משימות לביצוע, ונניח שכמות העבודה הנדרשת להשלמת כל משימה הוא זהה." (ושווה לצורך הדיון ל-3 ימים), ומצייר להמחשה את התרשים הבא:
ואז שואל את כולם איזו שיטת עבודה יעילה וטובה יותר מבין השתיים? לרוב יש שתיקה של מבוכה. לעיתים יש מישהו שמרשה לעצמו (עם טון ברור של סימן שאלה) לציין שנראה לו שהאופציה השניה יעילה יותר. לרוב הם מתקשים להסביר.
אז אני מפרט ומנתח איתם (אם אף אחד לא הצליח להסביר קודם) למה החלופה השניה, זו שדוגלת בלסיים משימה אחת ואז לעבור לשניה (ולשלישית וכן הלאה) עדיפה על אותו מולטי-טאסקינג מוכר:
- גם אם המשימות מבוצעות באותה יעילות, הרי שבשיטה הראשונה, המשימה הראשונה (הירוקה) תסתיים אחרי חמישה ימים, והשניה (הסגולה) תסתיים אחרי שישה ימים מיום ההתחלה. ואילו בשיטה השניה סיימנו את המשימה הירוקה יומיים קודם. כלומר הרווחנו יומיים. וברור שההבדל גדול יותר ככל שהמשימות ארוכות ורבות יותר.
- גם היעילות נפגעת בעבודה במולטי-טאסקינג, כי מרגע שעזבנו משימה כדי לעסוק באחרת, לוקח לנו כמה זמן לחזור ביעילות לאותה הנקודה. העניין הזה של התנתקות וחזרה שוב לפרטים, עלול גם לגרור טעויות, ובלגן, ושיכחה של משימה כלשהי ודרישותיה אם יש יותר משתיים בלבד.
במצב הזה לרוב אני רואה מבטים של מבוכה. ברור להם שההסבר הגיוני, והם אפילו לא מנסים להתווכח. המבוכה נובעת ככל הנראה מההכרה שכל אחד מהם בעצם פועל באופן לא יעיל – לו עצמו ולארגון.
לי ברור לגמרי למה העבודה במקביל אינה יעילה. מה שמעניין זה למה כולם חושבים, או לפחות נוהגים אחרת? כן, גם אני נהגתי כך עד לפני כמה שנים, לפני שהבנתי שזה לא ממש דרך מוצלחת. אבל גם כיום אני מוצא את עצמי מנסה לעבוד באופן כזה, למרות שברמת המודע ברור לי שזה לא יעיל. וההסברים, כולם, מגיעים מהעולם הפסיכולוגי, אז אנסה להסביר:
- חשש מכישלון - כאשר אנו עוסקים במשהו, כמעט תמיד מגיע רגע של קושי – של אי ידיעה, של שיעמום, של הצורך לבחור חלופות ולקבל החלטה. כאשר אנו נתקלים בקושי כזה (או אחר, שלא מניתי), כנראה שאנחנו מרגישים שנכון לנו להניח את העניין בצד "להבשיל" בראשנו, ולא להחליט באופן שעלול להוביל להחלטה או בחירה שגויה. ובינתיים אנו עוברים לעניין הבא, ואחריו לעוד אחד. עד שמגיע רגע האמת שמחייב אותנו לסיים את העניין. בד"כ ברגע האחרון (או קצת אחריו);
- חשיבות - העמסת עצמנו נותנת לנו תחושה של חשיבות עצמית, ותחושה שגם לממונים שרואים אותנו תחת נטל של עבודות רבות יש הבנה שאנחנו חשובים, נחוצים, רציניים ומשקיעים בעבודה.
- המשכיות ויציבות - בדומה, כשיש לנו מלאי עבודות, יש לנו הרגשה שלא ניתקע ללא עבודה כי יש לנו מלאי גדול של עבודות ממתינות. אנחנו מלאים העבודה לפחות לפרק זמן סביר.
- סקרנות – גם אם אנו עוסקים במשהו, ואפילו אם הוא מעניין למדי (ובטח אם זו משימה משעממת, או שהפכה למשעממת), הרי שכשנוחתת משימה חדשה, הסקרנות מובילה אותנו לבחון את העניין החדש (תמיד יש תירוצים למה זה נכון לעשות, חלקם באמת מוצדקים), ואז אנחנו מתפתים לעסוק בו יותר מהנדרש למיון ראשוני. זה חדש, מעניין, מסקרן, וממילא כבר הסיח את דעתנו.
- שירות – קל לעמוד מול הממונה או הלקוחות ולומר "התחלתי לעסוק בזה, ואפילו נרשמה התקדמות" מאשר לומר: "לא טיפלתי בזה עדיין, כשאסיים את מה שאני עסוק בו כרגע אתפנה לכך." זה נשמע לכולם טוב יותר, כאילו שעניינם זה לא מוזנח.
ייתכן שיש עוד הסברים או היבטים שעליהם לא חשבתי, אז אשמח לשמוע תובנות שלכם בעניין הזה. אשמח כמובן גם לרשמים כלליים שלכם בעניין. ובקיצור – כל תגובה תתקבל בברכה 
המשך שבוע מוצלח לכולכם!
התמונה הראשית - מפה.
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה
אשמח כמובן לתגובות. תודה :-)