ייעוץ ניהולי

לפני כמה ימים ישבתי עם גל לשיחה קצרה. מתוך כוונה לעזור לי ולהכיר אותי ללקוחות פוטנציאליים, הוא שאל אותי ישירות "איך אפשר בקצרה לתאר מה אתה עושה?". אז תיארתי לו בקצרה, אבל חשבתי שגם תיאור ארוך יותר לא יזיק. אני כותב פה לא פעם על עבודתי, אבל תמיד אלו סיפורים ממוקדים על פעילות ספציפית, ולא הסבר מקיף קצת יותר, כזה שנותן מושג כללי על המקצוע הלא שגרתי שלי. אמנם כתבתי פה פעם רשומה שעוסקת במה שאני עושה, אבל זה היה לפני כמעט 5 שנים, ורובכם ממילא לא הכרתם אותי אז. מה גם שבקריאה עכשווית אני חש שהייתי מסביר זאת אחרת.

אתחיל עם ההגדרה הכללית  - אני מייעץ לחברות איך לשפר את הביצועים שלהם תוך הפעלת עקרונות של מצויינות תפעולית. הרעיון המרכזי הוא שבכל חברה יש תהליכי עבודה שונים – שיווק, מכירות, ייצור, רכש, שירות, כ"א, וניהול כללי. רק שלרוב לא ממש מתכננים במסודר את התהליכים הללו, ועם השנים הם הופכים ללא יעילים. ובנוסף לאי היעילות, שביעות הרצון של העובדים נפגעת, כי אין בהירות, אין תקשורת טובה, יש האשמות הדדיות (וכסת"ח נלווה), וכן הלאה צרות.

במסגרת של פרוייקט גדול להטמעת תרבות של מצויינות (בהזדמנות קרובה ארחיב), יש לרוב כמה שלבים עיקריים:

אבחון
במשך כמה ימים (שניים שלושה, בד"כ), אני מנסה להבין את הבעיות המרכזיות של הארגון. לאבחון שלושה מרכיבים – ראיונות עם אנשי מפתח; סיור ותצפיות בשטח הפעילות (רצפת הייצור, המשרדעם, ישיבות וכד'); מעבר על הדוחות הפיננסיים והתפעוליים של החברה כולה והמחלקות השונות.

מתוך שלושת המרכיבים הנ"ל אני מנסח דו"ח שמתאר את הממצאים ומציע תוכנית פעולה, ומציג אותו כטיוטה להנהלה, לדיון ואישור תוכנית עבודה כללית כפי שמוגדר.

התנעה
לאחר שהתקבלה הסכמת ההנהלה לתוכנית, מתניעים אותה במהלך מרוכז של כמה ימים. מתחילים בהדרכה שכוללת שיתוף בממצאים של האבחון, הסבר על השיטה ועל תוכנית העבודה המוצעת.

לאחר ההדרכה הכללית המרוכזת, עוברים לעבוד עם צוותי העבודה המקצועיים כפי שהוגדרו בתוכנית – צוות שיווק, רכש ושרשרת אספקה, תפעול, מכירות וכן הלאה, בהתאם לטיבה של החברה ותחום עיסוקה. מתחילים עם כל צוות בקצת היכרות אישית ושבירת קרח. הצוותים הללו יעבדו יחד לאורך זמן ארוך. בהמשך, מגדירים עם כל צוות מדדי ביצוע, אותם מדדים שמבחינת הצוות יגדירו מה משמעותה של הצלחה. אלו מדדי מפתח (באנגלית זה KPI – Key Performance Indicators) שיסייעו לנו להבין אם יש שיפור בביצועים ובכמה. כמו כן, מתחילים בתהליך של סדרי עדיפויות לשיפור – רישום התהליכים שאותם רוצים לשפר, עפ"י האבחון או אחרים. לרוב, מה שמפריע יותר, מאוס יותר ומבאס יותר, מקבל עדיפות גבוהה יותר.

יישום
העיקרון המנחה הוא שיפור מתמיד. עם כל אחד מהצוותים מתחילים בסדרה של פגישות, כשכל פגישה מתמקדת בתהליך אחר שנדרש לשפר. בהתאם למורכבות הבעיה, כך הזמן שמוקדש לפתרון שלה. אם ניתן, מחלקים לנושאים קטנים. הרעיון הוא שאוסף שיפורים קטנים שמבוצעים באופן מתמשך מובילים לשיפור גדול.

בנוסף, ישנם תהליכי ניהול שמפקחים על ההתקדמות בצוותים. יש ישיבת הנהלה שבה חברים ראשי הצוותים, בה מדווחים על ההתקדמות ועל ההישגים (כולל סקירת ה-KPI), ודנים בבעיות בנושאים שבתפר בין הצוותים.

עם התקדמות התהליך, מוכנסים כלים מתודולוגיים נוספים, מוקמים צוותים ייעודיים חדשים לפי הצורך, וגם מתניעים מהלכים גדולים יותר, שמצריכים יותר זמן ותשומת לב.

ולסיכום
המטרה המרכזית היא לעבוד יעיל יותר באופן שיאפשר ליצור יתרון על פני המתחרים ולייצר יותר פעילות. בכך להבטיח תעסוקה לעובדים ורווחיות לחברה. ייעול ושיפור אינם קשורים לפיטורין. זו טעות מקובלת בארגונים שבמקום לייעל באמת את התהליכים, פשוט מקצצים בכ"א. אם התהליכים לא מטופלים אז אי היעילות רק עולה מקיצוץ כ"א סתמי, מה שגורם להידרדרות החברה ולא לצמיחתה. עבודה נכונה מובילה לצמיחה ולשביעות רצון של כל המעורבים.

על הפרטים של התהליך כתבתי כבר כמה פעמים, כאמור, אבל לא באופן מסודר ושיטתי. מקווה לכתוב עוד על הנושא, שיבהיר עוד קצת על הרעיונות והיישום.

ושורה תחתונה
אז כתקציר, ניתן להגדיר את הקונספט כ-שיטה סדורה לשיפור ביצועים, שמשלבת עבודת צוות בתהליך של שיפור מתמיד תוך בקרת ביצוע במדדים מוסכמים. ואם תזכרו רק את זה, כבר הועלנו.

ועוד קצת מידע - באתר העסקי שלי: www.odopex.com

תודה, חברים, ולהתראות ממש בקרוב :-)