ביום ראשון העליתי את הרשומה הראשונה, בה סיפרתי איך שינוי הפוקוס של החברה הוביל לשיפור משמעותי בביצועים, בהיבט של עמידה בלו"ז האספקות. עיקר השיפור, כאמור, היה במיקוד שונה של המחלקות השונות לטיפול בבעיה, ובהשקעה ממוקדת של שעות נוספות. אבל שם סיפרתי שהשיפור נתקע ברמה נמוכה מהיעד, וגם שעות נוספות לא הצליחו להמשיך ולשפר, ונדרשה כבר פעילות אחרת שתתמקד בשיפור התהליכים. ועל הפעילות הזו, שהתרחשה כבר ביום שני, אני מתכוון לספר פה.
ובכן, קצת רקע על החברה – כפי שניתן לראות מהתמונה (אם תגדילו), החברה מתמקדת באספקת בדים מעוצבים לכל רחבי ארה"ב, וגם לא מעט בעולם בכלל. העיצוב נעשה כאן, כשכל רבעון מוצעים לשוק כ- 500-700 דגמים עונתיים (מרהיבים ממש), שמתווספים לעוד כמה מאות דגמים בסיסיים קבועים. הייצור מבוצע כולו במדינות מזרח אסיה, ומגיע לשטח המפעל בגלילים גדולים. חלק קטן מהגלילים נמכרים כפי שהם ללקוחות, אך רוב בגלילים האלה נחתכים ומגולגלים למנות קטנות יותר (על לוח), כ-10 יחידות מכל גליל גדול. מכיוון שלא הגיוני לחתוך ולגלגל רק חלק מהגליל (בינתיים, אולי ישתנה בעתיד), אז אם יש הזמנה לכמה גלילים קטנים, נשארים עם העודפים. אז למעשה יש שני מחסנים – מחסן לגלילים הגדולים ומחסן גדול של עודפי גלילים קטנים. הזמנות שמתקבלות במחסן להכנה למשלוח, מועברות לצוותי ליקוט שמלקטים אותן יחד, מעבירים לאריזה ויוצאים ללקוחות.
כאמור, ביום שני אספנו את צוות התפעול לבחון ולשפר את תהליך ההכנה למשלוח, כי היה ברור שהאיחורים כיום נובעים מהתהליך עצמו, וכדי להימנע מהן (ולאפשר בהמשך קיצור הזמן המובטח למשלוח מ-7 ימים כל הדרך ליומיים עתידיים) מצריכה שינוי בשיטת העבודה. אז יחד מיפינו את התהליך באופן פרטני יותר, כדי לזהות את הבעיות וההזדמנויות לשיפור, כמתואר:
- הזמנות למשלוח מתקבלות במשרד המחסן, שם הן מרוכזות למקבצים גדולים שמיועדים להקל על צוותי הליקוט, כדי שלא יצטרכו ללכת במיוחד עבור כל הזמנה למדפים, אלא לרכז יחד כמה הזמנות להליכה אחת של חיפוש.
- מקבצים כאלה מוכנים ומחולקים לצוותים (יש חמישה צוותים של 4 אנשים), כך שכל צוות מתרכז במקבץ שקיבל, אבל מחכים לו כבר בתור עוד כ-4 מקבצים שהגיעו מאוחר יותר. הם מקפידים על FIFO, כלומר מטפלים בהזמנות בסדר שהתקבלו, כך שהראשונות מטופלות תחילה.
- שלושה אנשים בצוות הולכים ללקט את הגלילים (הגדולים והקטנים), וגם דואגים לגלילים שנדרש לחתוך, כי אין מספיק חתוכים מראש.
- כשסיימו ללקט הם מביאים את כל מה שליקטו לראש הצוות, שמפזר את הלקט להזמנות השונות, ובינתיים החברים מתחילים ללקט את המקבץ הבא.
- כשראש הצוות מסיים להכין את כל ההזמנות (במסודר על העגלה), הוא מעביר אותה לצוות האורזים, שם אחרי המתנה בתור הם נארזים ונשלחים.
הסיבה העיקרית לאי היעילות ולאיחורים הוא המלאי בתהליך – (WIP-Work In Process) הנובע מאותם מקבצים (Batches בלשון המקצועית) שלכאורה אמורים לייעל, אבל גורמים לאי יעילות רבה. כמו כן, ישנם כמה גורמים שמייצרים עיכובים נוספים ועוד אי יעילויות, כפי שכולנו הבנו, כשמיפינו ובהמשך הלכנו לצפות בדברים בשטח. זה בא לידי ביטוי בשני מובנים עיקריים:
- הדפסת המקבצים מראש גורמת לשתי תופעות עיקריות:
- בגלל שלא כל צוות מהיר באותה מידה, ולא כל הזמנה זהה, קורה לא אחת שמקבצים נתקעים בתור האיטי (נתתי את דוגמת הקופות בסופר), כשבפועל הזמנות מאוחרות יותר מטופלות קודם.
- מכיוון שזמן הטיפול בכל מקבת כזה אורך בממוצע כיום וחצי, הרי שעד שמגיע זמן הטיפול מצב המלאי לא מעודכן בתדפיסים, מה שגורם למלקטים לחפש את התוצרת הרבה יותר זמן, ולא פעם מסתבר שהיא נלקחה כבר ע"י צוות אחר חהזמנה אחרת, ואז צריך לדאוג לחיתוך גלילים גדולים חדשים, מה שמעכב מאוד את הסיום ומשבש את העבודה.
2. בכל מקבץ שכזה יש כ-250 פריטים, שגורמים לכמה בעיות נוספות:
- כאמור, לוקח להם לסיים מקבץ שכזה כיום וחצי. אז ברור שחלק מההזמנות (מתוך חמשת המקבצים) יסתיימו מעבר ל-7 ימים המוקצבים ויאחרו.
- העגלה שעליה מלקטים הופכת כבדה, וכמו שקורה גם לי בסופר, היא כבר לא ניידת בקלות, אז בפועל החברה מתרוצצים הרבה יותר, מהמדפים לעגלה שנשארת במקום מרכזי.
- כשראש הצוות מתחיל להכין את ההזמנות מהלקט הגדול, זה כמו להרכיב פאזל של 250 חלקים, כשחלקם תקוע באופן לא נוח בתחתית העגלה, מה שמאט מאוד את עבודת הכנת ההזמנות.
- מכיוון שהמקבצים גדולים, הם חוסמים את שטח העבודה וקשה לתמרן בשטח והכל צפוף מאוד (ולא יעיל כמובן), כפי שניתן לראות בתמונות.
- לא רק שלוקח הרבה זמן לסדר את הלקט להזמנות, הן מועברות יחד לאריזה שבסמוך, וושוב לוקח המון זמן להעביר את כל הערימה הגדולה דרך עמדת האריזה (שוב בעיה של זמן וצפיפות).
אחרי שנפקחו עיניהם של כולם לאי היעילות הזו, כולל למנהל המחסן (שבעבר התקשה להשלים עם המחשבה שהתהליכים שפיתח יכולים עוד להתייעל, ועכשיו התלהב ממש), נפנינו לפתרונות, שבאופן מפתיע פשוטים וקלילים ליישום. הם כמובן רק התחנה הראשונה בייעול התהליך כולו, אבל נכון לבצע את הייעול הזה בשלבים:
- לא יודפסו עוד מקבצים רבים ולא יחולקו. כשצוות מסיים, נציג שלו ניגש לפקידה האחראית (שהיתה חלק מצוות השיפור), שמכינה במקום מקבץ טרי ועדכני שמטופל מיידית.
- המקבצים יוקטנו לכחצי – כלומר ל-120 פריטים בלבד (ובהמשך כמובן עוד), מה שיאפשר ייעול העבודה והורדת כמות המלאי בתהליך לחצי ממה שהיום, וזרימה מהירה כפליים ויותר של ההזמנות על הרצפה.
- על מקבצי הליקוט יצויין המלאי הזמין של גלילים קטנים, כך שהצוות ידע מראש (כאמור המידע עדכני וטרי) אם נדרש לחתוך עוד גליל גדול להזמנה ויתארגן בהתאם.
- כשראש הצוות מסיים להכין הזמנה מתוך הלקט, הוא מעביר אותה מיידית לאריזה, ולא ממתין לסיים את כל המקבץ. זה יקטין אף יותר את זמני ההמתנה.
- KPI – עד היום לא היה לצוותים מושג על התפוקה שלהם. אז יותקן לוח חודשי, וכל יום תצויין עליו התפוקה היומית של כל צוות, למתן משוב וליצירת אווירה תחרותית חיובית כשבהמשך יחולקו תמריצים קטנים לצוותים המצטיינים תקופתית.
כך נראה הלוח עליו פיתחנו את הפתרונות, והקצינו משימות לביצוע לשם יישום:
היום (שלישי) היתה הדרכה לכל צוותי הליקוט, כשנאספו כל המקבצים הישנים שהוכנו כך שלכל צוות נשאר מקבץ אחד. בינתיים יתחילו להחליף את המקבצים הקודמים שהוכנו, שמכילים מידע לא עדכני וכאמור גדולים הרבה מדי, במקבצים קטנים ועדכניים, לפי השיטה שנקבעה. כולנו בטוחים שהשיפור יהיה ניכר (כולל העובדים שבפניהם הוצגה השיטה החדשה). מבטיח לעדכן על כך בהמשך.
המשך שבוע מוצלח לכולנו
וחג סוכות שמח
וחג סוכות שמח
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה
אשמח כמובן לתגובות. תודה :-)