לא פעם כבר סיפרתי כאן על עבודתי, שבה אין יום דומה לקודמו. אבל קורה שגם בשיגרה הבלתי שגרתית הזו ישנן פעילויות שונות. ועל פעילות כזו, שהיתה לי השבוע, אני עומד לספר כאן.
העניין התחיל לפני כמה שבועות. הוזמנתי כצופה לישיבה משותפת (בוידאו, כי חלק מהמשתתפים רחוקים) עם זוג שהינם ספקים משמעותיים. הטונים היו חיוביים למדי (החברה ממש השתדלו), אבל הבנתי שיש הרבה תסכול, תקשורת לקוייה ועבודה לא נכונה בין כל המעורבים. ולכולם, כנראה, סיבות טובות למדי להיות מתוסכלים.
כשהצעתי להזמין אותם לביקור, לדיון משותף ופתרון הבעיות, נתנו לי להבין שאפילו להצעות שלי יש איזה גבול. אבל הרעיון חילחל, כולל לחברים מהצד השני, ופגישה כזו התארגנה ותואמה ליום שלישי השבוע. הזוג (הם מייצגים את המפעל באינדונזיה כאנשי קשר, וגם אחראים להרבה מהתוצרת והגדרת המפרטים והעיצובים) שיתפו פעולה יפה, ואף שלחו דואל המפרט את כל שהיו רוצים להשיג במפגש.
תפקידי שלי היה להיות זה שמכוון את הדיון ומוליך אותו, כך שתושגנה המטרות. יש יתרון להיותי גורם חיצוני, כי אין לי משקעים רגשיים, וקל לי לשלוט במצב. אז תכננתי את האירוע הזה (של בערך יום עבודה שלם), מתוך תקווה להשיג את כל המטרות שהוגדרו. אבל המטרה המרכזית שהיתה לכולנו היתה לשפר את תהליכי התקשורת (ואת האווירה בתקשורת) בין כל הצדדים. גם נציגי מחלקת העיצוב וגם שני החברה הכינו איתם מטען של `הוכחות` לחיזוק טענותיהם כנגד הצד השני. מטען נפיץ קצת..
לאחר היכרות וחיוכים מתבקשים (הם באמת זוג חביב, שמשקיעים לא מעט שם באינדונזיה לא רק בהיבטים העסקיים אלא הרבה בפיתוח, חינוך, תרבות ורווחה. ראוי להערכה רבה באמת), ניגשנו לעניינים. פתחתי בהבעת הערכה למאמץ שלהם להגיע לפעילות הזו, ושמחה על כך שביקורם הוא חלק מהתמונה הכוללת של הפעילות שלי עם החברה, ותואמת את הקו המנחה של התורה כולה, לפיה רואים בספקים כשותפים ולא יריבים, שהצלחה משותפת היא היעד.
לאחר ההקדמה, התחלנו בפעילות שתוכננה. התוכנית היתה למפות את תהליך העבודה המשותף, ולזהות נקודות כשל שגורמות לבזבוזים (זה המינות) של זמן, מאמץ ואיכות לא מספקת. אז פרשנו גליל נייר לבן, הגדרנו את הגורמים המעורבים, והתחלנו למפות. תוך כדי תהליך המיפוי זיהינו נקודות כשל, ורשמנו אותן על הלוח.
ככה נראתה בסוף היום מפת התהליך:
היתה לי מטרה נוספת במיפוי הזה, שאותה לא הגדרתי בקול (אלא לאחר האירוע, בפורום משתתפים מצומצם – כשעובדים יחד על מפת התהליך הפרושה על השולחן שסביבו יושבים כולם, קל להתמקד בתהליך עצמו ובבעיות שעולות בו, מבלי להיכנס להאשמות. כי מה שבעייתי הוא התהליך ולא האנשים המעורבים. זה מוריד הרבה מהמתח ומנקודות החיכוך. כי אם יש עיכוב, זה עיכוב בתהליך, לא בגלל שמישהו סתם לא רוצה לשתף פעולה. אז ברור שבודקים את הסיבות לעיכוב, אבל לא מאשימים. וזה עבד מצויין.
אז הנה 12 ההזדמנויות העיקריות לשיפור שזוהו בתהליך המיפוי, שמהן נדזרת תוכנית העבודה המשותפת:
1. תוכן תוכנית מפורטת הנוגעת לכמות המוצרים בכל קטגוריה (איכשהו אין כזו היום) לפני תחילת העבודה;
2. העבודה תתמקד בכל שלב בקטגוריה נפרדת (לא כולן יחד) ותועבר לבחינה והערות אחת אחת. כך ייחסך זמן המתנה התהליך;
3. הערות יועברו באופן ברור, ויכללו סימונים והערות פרטניות על הסקיצות. בכל מקרה של אי בהירות או אי יכולת להיות ספציפי, תתואם פגישת הבהרה (וידאו);
4. על בסיס תוכנית העבודה המוגדרת וההתקדמות ההדרגתית, יועברו הוראות היערכות למפעל באינדונזיה, שיחסכו זמן;
5. כאשר כל קטיגוריה מוכנה ונשלחה, תתואם פגישה לדיון משותף בהערות ובצעדים להתקדמות;
6. ייערך דיון עומק, כולל אנליזה של מכירות ובדיקת העדפות הצרכנים, לבחינה ושיפור מתמיד של תוכנית העבודה, והמשמעויות של יישומה
7. הספקים יצמצמו את סבבי העבודה מחדש (Rework) שביצעו בעבר, ויגבילו אותם רק למקרים שבהם זה לא מוטל בספק. הדבר גרם לעיכובים מיותרים שהסתיימו לא פעם בחזרה לנקודת ההתחלה, כי הסתבר שהתכנון המקורי היה זה שהועדף;
8. יוגדרו טולרנסים ברורים לגבי מה מקובל ומה לא, דבר שיקל על התיאום ויצנצם זמנים
9. תהליך האיכות ינוהל בהקפדה רבה יותר, לקביעת האחריות המתבקשת במקרים של אי עמידה בדרישות;
10. ייבחן שיפור טכני (לא אכנס לפרטים) שיכוון לכך שהייצור יהיה אחיד יותר ובשליטה טובה יותר;
11. תיבחן האפשרות לשימוש גם בתוצרת שנפסלה כסוג-א`;
12. תיבחן הדדית האפשרות לשינויים בתזמון העבודה להתאמה טובה יותר למגבלות מזג האויר (זה היה דיון מעניין ומאיר עיניים בפני עצמו), כך שבעונת המתאימה יוגבר נפח הפעילות ככל שניתן, כדי לנצל את היתרונות באפן מיטבי.
סיימנו את הפעילות בתחושה חיובית של שיפור משמעותי ביחס למצב הנוכחי, בחיוכים ותוך ידיעה וסהירות של מה כל אחד נדרש לעשות כדי לממש את אותן הזדמנויות. בהמשך תיקבע פגישת מעקב בה נבחן יחד את ההתקדמות ונתאם עמדות.
מקווה שנהניתם לקרוא על התהליך הזה של שיפור. אני מאוד נהניתי ממנו 
וכמובן מוזמנים להגיב ולספר מנסיונכם בעניין.
וכמובן מוזמנים להגיב ולספר מנסיונכם בעניין.
שבת שלום לכולם
אין תגובות:
הוסף רשומת תגובה
אשמח כמובן לתגובות. תודה :-)