עיכוב ביציאה

 

עוד בשלב האיבחון שלפני תחילת הפרוייקט שעליו סיפרתי, היה לי ברור שזו תהיה הבעיה הראשונה שבה נטפל. גם כי היא היתה זו שהעיקה לכולם ושיבשה את העבודה, גורמת לתסכולים רבים, וגם כי חשוב לי שהפעילויות הראשונות שמבוצעות תהיינה כאלה שההצלחה בהן בולטת וברורה וניכרת לעיני כל. ככה הם מפתחים ביטחון בשיטה, ביטחון ביכולת שלהם להצליח, וביכולת שלי כיועץ להוביל אותם להצלחות.

לא ניתן היה לפספס את הבעיה – באיזור טעינת המשאיות למשלוח ללקוחות הצטברו הררים של ארגזים ארוזים, שמשום מה נתקעו שם לתקופות ארוכות, לעיתים חודשים, מסיבה לא ברורה, מפריעים לתפקוד של כל המחלקה, מאיטים את הטעינה של המשאיות בסחורה שכן אמורה להישלח, ומחייבים חיפושים שאורכים זמן רב כל פעם שאחד מאותם ארגזים בכ"ז צריך להישלח. אז צילמתי כמה צילומים, כדי שיהיה לי קל להזכיר לכולם איך היה לפני:

רוב הארגזים, כך הוסבר לי, מיועדים ללקוחות בינלאומיים ואמורים להישלח לאירופה, אסיה, ארצות ערב ושאר יעדים בעולם. רק שלא ידעו להסביר לי למה הם תקועים שם ללא יכולת להישלח. אז ביום שנקבע (יום הפעילות עם צוות התפעול), התאספנו בחדר כל מי שקשור לעניין – מנהל התפעול, מנהל המחסן, שני אנשי צוות המכירות לשוק הבינלאומי ומזכירת המחסן.

אחרי שהבנו כולנו מה ההשלכות השליליות של התופעה, ניסינו לברר מהן סיבותיה. היו כמה סיבות אבל העיקריות היו קשורות לבעיות של תשלום של הלקוח על הסחורה, או בקשה לעכב את המשלוח (בינלאומי, ודי יקר) כדי לכלול בו עוד פריטים, ואח"כ עוד...

טוב, זה מסביר למה החבילות תקועות באיזור המשלוחים ולא יוצאות. "אם כך", הקשיתי, "למה בכלל אתם מתחילים את הטיפול בהן?" ניכרו בחדר תזוזות של אי נוחות בכיסאות. הסתבר שהם מתחילים לארוז כדי להראות שמשהו זז, וגם כי אין להם אמון שהפריטים להזמנה ישמרו לאותו לקוח שהזמין, ולא יינתנו למישהו אחר מתוך שיקולים אינטרסנטיים זרים. "אבל יש לכם מערכת הקצאות, שלפיה נשמרת הסחורה בסדר של ההזמנות, לא?" אז כן, יש, אבל משום מה לא סמכו עליה, וככה התרגלו.

אז התווינו את הקווים המנחים לתהליך החדש:

1. צוות המכירות מעביר למחסן רק הזמנות מוכנות למשלוח. מעין `שגר ושכח`
2. המחסן מתחייב לסיים אותן בזמן נתון של 7 ימים (זה מה שנקבע לכולם, אבל זו היתה הפעם הראשונה שהוסכם על מסגרת הזמן הזו, וברור שבהמשך זה יצטמצם);

יצאנו כל הצוות ללכת בעקבות התהליך ולשנות את כל מה שנדרש:

1. נאספו כל ההזמנות שטרם החל הטיפול בהם;
2. רשימת כל ההזמנות שכבר ארוזות רוכזה לטיפול מהיר מול הלקוחות לבירור גורלן, מתוך כוונה לשלחן בהקדם;
3. המחסן מיין וסידר את כל ההזמנות הממתינות למשלוחבאופן שיהיהקל למצוא אותן (חלקן הצריכו שעות של חיפושים);

הפעילות הנ"ל הובילה לירידה יפה של מלאי הארגזים בהמתנה לשילוח בינלאומי. אבל אז הסתבר שזו לא הבעיה כולה. אז הקדשנו לנושא עוד פגישה, אבל עליה בהמשך.

חג שמח ומהנה לכולנו

שבוע טוב לכולנו
ואיחולים ליום כיפורים רגוע